Firmenwagen zuhause laden und abrechnen: So geht’s clever und einfach!

Abrechnung leicht gemacht: Modelle im Überblick

Immer mehr Unternehmen setzen auf Elektromobilität und bieten ihren Mitarbeitenden elektrische Firmenwagen an. Doch wie funktioniert das Laden und die Abrechnung des Ladestroms zuhause? Hier sind die wichtigsten Informationen und Optionen:

Pauschale statt Rechenstress

Eine einfache Möglichkeit ist die Zahlung einer monatlichen Pauschale durch das Unternehmen. Diese Pauschale kann je nach Fahrzeugtyp und Verfügbarkeit einer Lademöglichkeit am Arbeitsplatz variieren. Für Elektroautos beträgt die Pauschale beispielsweise 70 Euro pro Monat, wenn keine Lademöglichkeit am Arbeitsplatz vorhanden ist. Sollte jedoch eine firmeneigene Lademöglichkeit vorhanden sein, kann die Pauschale auf 30 Euro pro Monat reduziert werden. Für Hybridfahrzeuge liegt die Pauschale bei 15 Euro pro Monat.

Diese Methode ist praktisch, da sie wenig administrativen Aufwand erfordert und eine einfache Lösung für beide Seiten darstellt. Der Arbeitgebende kann die Pauschale steuerfrei erstatten, was sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmenden vorteilhaft ist. Darüber hinaus fördert diese Regelung die Nutzung von Elektrofahrzeugen und trägt zur Reduzierung von CO2-Emissionen bei.

Allerdings ist nicht sichergestellt, dass der Dienstwagenfahrende diese Pauschale auch nutzt und seinen E-Dienstwagen zuhause lädt. Es besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmende die Pauschale erhält, aber dennoch andere Lademöglichkeiten bevorzugt. Um dies zu vermeiden, könnten Unternehmen zusätzliche Anreize schaffen, wie z.B. die Bereitstellung von Wallboxen für das Laden zuhause oder die Einrichtung von Ladepunkten am Arbeitsplatz.

Kilowattstunden genau manuelle abrechnen

Eine genauere Methode ist die Abrechnung der tatsächlich geladenen Kilowattstunden. Hierfür muss der Stromverbrauch genau erfasst werden, was durch einen separaten Stromzähler oder eine entsprechende Wallbox erfolgen kann. Das Unternehmen erstattet dann die Stromkosten als steuerfreien Auslagenersatz. Diese Methode bietet den Vorteil, dass sie die tatsächlichen Kosten genau widerspiegelt, erfordert jedoch eine genaue Dokumentation und möglicherweise zusätzliche technische Ausstattung.

In diesem Fall erfolgen Erfassung und Abrechnung manuell. Dabei notiert der Mitarbeitende den Stromverbrauch selbst, zum Beispiel durch regelmäßiges Ablesen eines Zwischenzählers oder der Wallbox. Die gesammelten Daten werden dann dem Arbeitgebenden zur Erstattung vorgelegt. Diese Methode erfordert zwar etwas mehr Aufwand und Disziplin bei der Dokumentation, bietet aber eine flexible und kostengünstige Lösung, besonders wenn keine technischen Hilfsmittel zur automatischen Erfassung vorhanden sind. Mit der manuellen Abrechnung kann der tatsächliche Stromverbrauch genau erfasst und die Kosten entsprechend abgerechnet werden.

Die Verarbeitung von manuellen Belegen erzeugt meistens hohe Kosten und ist fehleranfällig, wodurch die knappen Ressourcen im Fuhrparkmanagement ineffizient genutzt werden. Daher sollten regelmäßig auftretende Geschäftsvorfälle im Idealfall automatisch verarbeitet werden.

Automatische Erfassung und Abrechnung

Eine weitere Möglichkeit, die von vielen bevorzugt wird, ist die Nutzung eines automatischen Abrechnungsmodells. Hierbei wird in der Regel von einem Abrechnungsanbietenden eine eichrechtskonforme Wallbox mit Anbindung an ein Abrechnungsbackend beim Dienstwagenfahrenden installiert. Um den Dienstwagen zu laden, authentifiziert sich der Dienstwagenfahrende mittels RFID, und die Ladevorgänge werden automatisch an das Unternehmen übermittelt und abgerechnet. Bei vielen Abrechnungsanbietenden ist die Auswahl an Wallboxen, die zur Installation genutzt werden können, auf bestimmte, von ihnen ausgewählte Modelle eingeschränkt.

Mit dem Charge Repay Service von Phoenix Contact können Sie die Abrechnung der geladenen Kilowattstunden für Ihren Firmenfahrzeuge präzise und effizient durchführen. Dieser Service ermöglicht eine transparente und genaue Erfassung der Ladevorgänge, unabhängig von der verwendeten Wallbox. Dadurch wird die Abrechnung sowohl für Arbeitgebenden als auch für Arbeitnehmenden vereinfacht.

Heimische Power: Die eigene Wallbox

Deine persönliche Ladestation

Viele Arbeitnehmenden laden ihren Firmenwagen an einer privaten Wallbox. Diese kann entweder vom Unternehmen gestellt oder vom Arbeitnehmenden selbst angeschafft werden. Eine Wallbox ermöglicht schnelles und sicheres Laden und kann mit einem MID-zertifizierten Zähler ausgestattet werden, um den genauen Stromverbrauch zu messen. Eine Wallbox bietet zudem den Vorteil, dass sie oft schneller lädt als eine herkömmliche Steckdose und zusätzliche Sicherheitsfunktionen bietet.

Um sicherzustellen, dass die Stromkosten für das Laden von Firmenwagen korrekt zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden abgerechnet werden können, muss die verwendete Wallbox bestimmte Anforderungen erfüllen.

Eichrechtskonformität: Ein wichtiger Aspekt beim Laden von Firmenwagen zuhause ist die Eichrechtskonformität der verwendeten Wallbox. Diese stellt sicher, dass die gemessenen Strommengen korrekt und manipulationssicher erfasst werden. Wallboxen, die eichrechtskonform sind, verfügen über geeichte Zähler, die den Anforderungen des deutschen Mess- und Eichgesetzes (MessEG) und der Mess- und Eichverordnung (MessEV) entsprechen. Anwendungsvorschriften liefert das REA 6-A Dokument der AGME (Arbeitsgemeinschaft Mess- und Eichwesen). Ein Zusammenschluss der 16 deutschen Eichbehörden, die die Anwendungsgebiete der Elektromobilität und die anzuwendenden Normen definieren. Das Unternehmen und die Arbeitnehmenden sollten daher darauf achten, dass die installierte Wallbox diese Anforderungen erfüllt, um eine korrekte und rechtssichere Abrechnung zu gewährleisten. In unserem Blogebeitrag „Eichrecht im charge@home Bereich “ haben wir alles Wichtige zu diesem Thema dargestellt.

RFID-basierter Zugangsschutz: Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen die Wallbox nutzen können, ist ein RFID-basierter Zugangsschutz unerlässlich. Diese Technologie ermöglicht es, die Wallbox nur für registrierte Nutzende freizugeben. Der RFID-Chip oder die RFID-Karte wird einfach an die Wallbox gehalten, und der Ladevorgang startet nur, wenn die Karte autorisiert ist. Dies verhindert unbefugte Nutzung und stellt sicher, dass die Abrechnung der Stromkosten korrekt erfolgt. Besonders in gemeinschaftlich genutzten Parkplätzen oder frei zugänglichen Einfahrten bietet der RFID-Zugangsschutz eine zuverlässige Lösung, um den Stromverbrauch genau zu kontrollieren und zu dokumentieren.

Weitere Informationen , nach welchen Kriterien Sie die richtige Wallbox für sich auswählen, finden Sie in unserem Wallbox-Guide.

Wallbox-Guide: Der Leitfaden für Ihre Ladelösung zu Hause!

Unser Leitfaden gibt Ihnen wichtige Einblicke, auf welche Details Sie vor dem Kauf einer Wallbox achten sollten. Informieren Sie sich über die entscheidenden Kriterien, um die richtige Wahl für Ihr Zuhause und Ihren Dienstwagen zu treffen.

LEITFADEN ANFORDERN

Unterwegs laden leicht gemacht

Zusätzlich können Arbeitgebende Ladekarten zur Verfügung stellen, mit denen Mitarbeitende an öffentlichen Ladestationen laden können. Dies ist besonders praktisch für unterwegs und bietet Flexibilität, wenn keine heimische Lademöglichkeit vorhanden ist. Öffentliche Ladestationen sind oft an strategisch günstigen Orten wie Einkaufszentren, Parkhäusern oder Autobahnraststätten zu finden.

Wer zahlt die Wallbox für den Dienstwagen?

In der Praxis haben sich zwei Optionen für den Kauf der Wallbox als erfolgreich erwiesen:

1. Kauf durch Mitarbeitende: Das Unternehmen lässt die Mitarbeitenden die Wallbox selbst kaufen, wodurch keine Haftungsrisiken für das Unternehmen entstehen. Dabei ist es wichtig, mit einem Mobilitätsdienstleistenden zusammenzuarbeiten, der eine hohe Flexibilität bei den Wallbox-Modellen bietet, sodass der Mitarbeitende frei wählen kann. Die entstandenen Kosten können über den Reisekostenbericht erstattet werden oder das Unternehmen zahlt einen pauschalen Zuschuss zu der Wallbox.

2. Unternehmenskauf und Vermietung: Das Unternehmen übernimmt den Kauf und die Installation der Wallbox und vermietet sie anschließend an den Mitarbeitenden. In diesem Fall kann das Unternehmen bessere Spezifikationen für das Wallbox-Modell festlegen, hat jedoch zusätzliche administrative Aufwände durch die Vermietung der Hardware. Zu bedenken ist, dass es zu einer geringeren Akzeptanz bei den Dienstwagenfahrenden führen könnte, wenn der Arbeitgeber ein bestimmtes Wallbox-Modell vorschreibt

Steuerliche Vorteile und Förderungen: Das solltest du wissen

Steuervorteile nutzen

Das Laden eines Firmenwagens zuhause kann steuerliche Vorteile bieten. Die vom Arbeitgeber zusätzlich gewährten Vorteile für die zeitweise private Nutzung einer vom Arbeitgeber gestellten betrieblichen Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge sind nach § 3 Nr. 46 EStG steuerbefreit. Zudem können Unternehmen die Kosten für den Ladestrom als Betriebsausgaben geltend machen, was zusätzliche steuerliche Erleichterungen bringt.

In unserem Blogbeitrag lesen Sie alles Weitere zum Thema steuerliche Vorteile von Elektrodienstwagen 2024 .

Förderungen nutzen

Es gibt verschiedene Förderprogramme für die Anschaffung von Wallboxen, die je nach Bundesland variieren können. Diese Förderungen können die Kosten für die Installation erheblich reduzieren. Beispielsweise hat die KfW-Bank in Deutschland Förderungen für private Ladestationen, die bis zu 900 Euro pro Ladepunkt betragen konnten, angeboten Das Angebot dieser Förderungen ist meist schnell ausgeschöpft, daher lohnt es sich, sich regelmäßig über aktuell verfügbare Förderungen zu informieren.

In unserem Blogbeitrag lesen Sie alles Weitere zum Thema Förderungen für Wallboxen und Photovoltaikanlagen 2024 .

Laden Sie jetzt unser charge@home Whitepaper herunter!

Unser Whitepaper beleuchtet die Anforderungen an eine heimische Ladelösung und zeigt auf, was es braucht, um diese für die rechtsichere Abrechnung von Dienstwagen zu nutzen. Erfahren Sie mehr über die Installation von Wallboxen, rechtliche Rahmenbedingungen und effiziente Abrechnungslösungen für das Laden zu Hause.

WHITEPAPER ANFORDERN

Noch mehr Wissenswertes

• Neue Verordnung für Dienstwagen: Seit dem 1. Januar 2024 gilt ein weiterer steuerlicher Vorteil für die Überlassung eines Elektro-Dienstwagens. Der geldwerte Vorteil liegt bei 0,25% des Bruttolistenpreises, bis zu einem Listenpreis von 70.000 EUR. Die Anhebung des Bruttolistenpreises auf 95.000 EUR für die 0,25%-Regelung bei der Dienstwagenbesteuerung von Elektroautos ist geplant, aber noch nicht endgültig beschlossen. Der Bundestag muss dem Vorschlag noch zustimmen. Wenn dies geschieht, wird die neue Regelung rückwirkend zum 1. Juli 2024 in Kraft treten.

• Steuerfreie Ladeoptionen beim Arbeitgebenden: Das kostenlose oder verbilligte Aufladen von Elektro- bzw. Hybridfahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebenden ist steuerfrei, wenn das Unternehmen die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Dies gilt auch für Leiharbeitnehmende. Diese Regelung bietet eine attraktive Möglichkeit, die Nutzung von Elektrofahrzeugen zu fördern und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen.

• Pauschalen für Selbstständige: Selbstständige, die ihr Elektroauto oder Plug-in-Hybridfahrzeug zuhause an der privaten Wallbox laden, können dieselben Pauschalen wie Arbeitnehmende für das Aufladen bei der Abrechnung gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Dies erleichtert die Abrechnung und bietet eine einfache Möglichkeit, die Kosten für das Laden des Fahrzeugs steuerlich geltend zu machen.

Charge Repay Service: Die smarte Lösung für Dienstwagenfahrende

1. Automatisierte Abrechnung: Der Charge Repay Service erfasst abrechnungsrelevante Daten von heimischen Wallboxen und ermöglicht eine kWh-genaue Abrechnung der heimischen Ladevorgänge des E-Dienstwagens. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende.
2. Einfache Integration: Unabhängig von der verwendeten Wallbox ist eine eichrechtskonforme Abrechnung möglich. Bestehende Systeme müssen nicht ausgetauscht werden, sondern können einfach integriert werden. Dies bietet Flexibilität und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Infrastrukturen.
3. Zertifizierter Installationsservice: Der Service arbeitet deutschlandweit mit zertifizierten Elektroinstallationsfachkräften zusammen und garantiert eine sichere, normkonforme und zeitnahe Installation der Hardware. Dies stellt sicher, dass alle technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden und die Installation reibungslos verläuft.
4. Datenschutz und Flexibilität: Die sensiblen Daten der Dienstwagenfahrenden bleiben geschützt, und die Auszahlungen können direkt über den Charge Repay Service vorgenommen werden. Dies gewährleistet eine hohe Datensicherheit und bietet gleichzeitig Flexibilität bei der Abrechnung.

Der Service ist eine großartige Lösung für den Nutzenden. Ich muss mich um nichts mehr kümmern. Jetzt stecke ich den Ladestecker in mein Auto, es öffnet sich ein Fenster in der Web-App, ich sage, ob es sich um einen geschäftlichen und privaten Ladevorgang handelt und das wars. Es ist alles sehr einfach.

Schlussfolgerung: Effizientes Laden und Abrechnen

Das Laden und Abrechnen von Firmenwagen zuhause kann einfach und effizient gestaltet werden, wenn die richtigen Methoden und Technologien eingesetzt werden. Ob durch pauschale Zahlungen, manuelle Abrechnung oder die genaue Erfassung der geladenen Kilowattstunden – es gibt für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeitenden die passende Lösung. Besonders der Charge Repay Service von Phoenix Contact bietet eine flexible und benutzerfreundliche Möglichkeit, die Abrechnung unabhängig von der verwendeten Wallbox zu automatisieren und zu vereinfachen. Mit den richtigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Abrechnungsstrategie können Unternehmen und Arbeitnehmende nicht nur die Elektromobilität fördern, sondern auch von steuerlichen Vorteilen und Förderungen profitieren. So wird das Laden von Firmenwagen zuhause zu einer komfortablen und kosteneffizienten Lösung für alle Beteiligten.