Wer einen elektrischen Dienstwagen zuhause lädt, benötigt dafür eine passende Ladeinfrastruktur. Unternehmen unterstützen ihre Mitarbeitenden dabei auf unterschiedliche Weise: Sie stellen eine Wallbox zur Verfügung, bezuschussen die Anschaffung oder überlassen die Organisation vollständig den Dienstwagenfahrenden.
Doch was passiert mit der Wallbox vom Arbeitgeber, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder umziehen? Wem gehört die Wallbox dann? Muss sie zurückgebaut werden? Und welche steuerlichen Folgen kann eine Übernahme haben?
Solche Fragen sollten Unternehmen nicht erst bei einer Kündigung klären. Werden Eigentum, Kosten und Verantwortlichkeiten von Anfang an eindeutig geregelt, lassen sich spätere Kosten und organisatorischer Aufwand vermeiden.
Wem gehört die Wallbox für den Dienstwagen?
Ob die Wallbox dem Unternehmen oder den Mitarbeitenden gehört, hängt davon ab, welches Modell bei der Anschaffung gewählt wurde. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Varianten unterscheiden.
1. Die Wallbox gehört dem Unternehmen
Kauft das Unternehmen die Wallbox und stellt sie einem Mitarbeitenden für das Laden des Dienstwagens zuhause zur Verfügung, kann das Unternehmen Eigentümer der Ladeeinrichtung bleiben.
Die zeitweise unentgeltliche oder verbilligte Überlassung einer betrieblichen Ladevorrichtung kann nach § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen unterscheidet ausdrücklich zwischen der zeitweisen Überlassung einer Ladevorrichtung und ihrer endgültigen Übereignung.
Dieses Modell bringt allerdings organisatorische Fragen mit sich. Unternehmen sollten vorab festlegen, was mit der Wallbox passiert, wenn der Dienstwagen zurückgegeben wird, der Mitarbeitende umzieht oder das Unternehmen verlässt.
Auch die Betreiberrolle sollte dabei berücksichtigt werden. Mehr zur Betreiberverantwortung bei Wallboxen im Unternehmen erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Die Wallbox gehört dem Mitarbeitenden
Beschafft der Mitarbeitende die Wallbox selbst, bleibt sie in seinem Eigentum. Damit ist die Ladeinfrastruktur nicht unmittelbar an das Beschäftigungsverhältnis gekoppelt.
Bei einem Arbeitgeberwechsel muss die Wallbox deshalb in der Regel nicht an das bisherige Unternehmen zurückgegeben werden. Gleichzeitig liegen Themen wie Wartung, Reparatur und ein möglicher späterer Rückbau grundsätzlich beim Eigentümer beziehungsweise müssen entsprechend vereinbart werden. Für Unternehmen kann dieses Modell den administrativen Aufwand reduzieren.
3. Das Unternehmen bezuschusst die Wallbox
Eine weitere Möglichkeit ist ein Zuschuss des Arbeitgebers zur privat angeschafften Wallbox. Die Ladeeinrichtung gehört dann grundsätzlich dem Mitarbeitenden.
Auch hierfür gelten steuerliche Vorgaben. Zuschüsse des Arbeitgebers zu Aufwendungen für den Erwerb und die Nutzung einer Ladevorrichtung können unter den gesetzlichen Voraussetzungen nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG pauschal versteuert werden.
Unternehmen sollten trotzdem eindeutig festhalten, welche Kosten übernommen werden und ob beispielsweise für den Zuschuss bestimmte Bedingungen vereinbart wurden.
Welche Möglichkeiten Unternehmen bei der Finanzierung oder Bezuschussung haben, zeigen wir ausführlich in unserem Beitrag „Wallbox vom Arbeitgeber bezahlt: Mehrwert oder Mehraufwand? “.
Was passiert mit der Wallbox bei einer Kündigung?
Besonders relevant wird die Eigentumsfrage, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt.
Gehört die Wallbox bereits dem Mitarbeitenden, ist die Situation vergleichsweise einfach. Die Wallbox kann am Wohnort verbleiben und unabhängig vom bisherigen Arbeitsverhältnis weiter genutzt werden.
Anders sieht es aus, wenn die Wallbox Eigentum des Unternehmens ist. Dann kommen verschiedene Lösungen infrage.
Rückbau und Rückgabe
Das Unternehmen kann die Wallbox beziehungsweise die ihm gehörenden Komponenten zurückfordern. Da Arbeiten an der Elektroinstallation erforderlich sein können, muss der Rückbau gegebenenfalls durch eine Elektrofachkraft erfolgen.
Dabei sollte vorab geprüft werden, ob sich der Ausbau wirtschaftlich überhaupt lohnt. Schließlich entstehen nicht nur Kosten für die Demontage, sondern möglicherweise auch für Transport, Prüfung, Lagerung und die spätere Installation an einem neuen Standort.
Übernahme der Wallbox durch den Mitarbeitenden
Statt die Wallbox zurückzubauen, kann eine Übernahme durch den Mitarbeitenden sinnvoll sein. Das gilt besonders dann, wenn der Rückbau unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen würde.
Bei einer unentgeltlichen oder verbilligten Übertragung muss jedoch die steuerliche Behandlung berücksichtigt werden. Das Bundesministerium der Finanzen sieht für die Übereignung einer Ladevorrichtung unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG vor.
Wichtig ist deshalb: Nicht der Austritt selbst löst automatisch eine Versteuerung des Restwerts aus. Entscheidend ist unter anderem, ob und zu welchen Bedingungen die Wallbox in das Eigentum des Mitarbeitenden übergeht.
Verkauf zum Restwert
Alternativ kann das Unternehmen die Wallbox an den ausscheidenden Mitarbeitenden verkaufen. Dabei sollte der zugrunde gelegte Wert nachvollziehbar dokumentiert werden.
Für die Bewertung können beispielsweise Anschaffungskosten, Alter, Zustand und technische Aktualität der Wallbox relevant sein. Wie der Wert steuerlich im konkreten Fall anzusetzen ist, sollte das Unternehmen mit seiner Steuerberatung abstimmen.
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Was passiert mit der Wallbox bei einem Umzug?
Ein Umzug kann ebenfalls zusätzlichen Aufwand verursachen, insbesondere dann, wenn die Wallbox dem Unternehmen gehört.
Zunächst stellt sich die Frage, ob die bestehende Wallbox am bisherigen Wohnort verbleibt oder demontiert werden soll. Soll sie am neuen Wohnort wieder eingesetzt werden, muss dort geprüft werden, ob die technischen Voraussetzungen für die Installation gegeben sind.
Je nach Situation können zusätzliche Kosten entstehen, etwa für:
Ausbau der bestehenden Ladeeinrichtung
Elektrofachbetrieb und Anfahrt
Anpassungen an der Elektroinstallation
Arbeiten am Zählerschrank
Neuinstallation am neuen Wohnort
Prüfung und Inbetriebnahme der Wallbox
Für Unternehmen kann ein Umzug deshalb deutlich komplexer werden, wenn sie Eigentümer der gesamten Ladeinfrastruktur sind.
Gehört die Wallbox dagegen dem Mitarbeitenden, sind Eigentum und Verantwortlichkeiten klarer voneinander getrennt.
Diese Punkte sollten Unternehmen vor der Installation regeln
Damit Kündigung oder Umzug nicht plötzlich zu einer Grundsatzdiskussion werden, sollten entsprechende Regelungen bereits bei der Einführung einer Charge-at-Home-Lösung getroffen werden.
In einer Car Policy oder ergänzenden Vereinbarung sollte unter anderem festgehalten werden:
Wem gehört die Wallbox?
Wer trägt die Kosten für Anschaffung und Installation?
Wer übernimmt Wartung und Reparaturen?
Was passiert bei einem Umzug?
Wer trägt die Kosten für einen erforderlichen Rückbau?
Was passiert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Kann der Mitarbeitende die Wallbox übernehmen?
Wie wird gegebenenfalls der Wert der Wallbox ermittelt?
Was passiert mit zusätzlicher Mess- und Kommunikationshardware?
Wie wird die Abrechnung des zuhause geladenen Dienstwagenstroms beendet?
Je eindeutiger diese Fragen geregelt sind, desto leichter lassen sich spätere Wechsel handhaben.
Wallbox und Dienstwagenabrechnung flexibel voneinander trennen
Eine Möglichkeit, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, besteht darin, die Wahl der Wallbox und die Abrechnung des Dienstwagenstroms nicht unnötig eng miteinander zu verknüpfen.
Genau hier setzt der Charge Repay Service an. Mitarbeitende können flexibel eine neue Wallbox anschaffen oder vorhandene Systeme weiter nutzen. Bestehende Ladeeinrichtungen müssen dadurch nicht grundsätzlich durch ein bestimmtes Wallbox-Modell ersetzt werden. Der Charge Repay Service ermöglicht die automatisierte Erfassung und Abrechnung der zuhause geladenen Energie für den Dienstwagen.
Welche Möglichkeiten Unternehmen für die Erstattung der zuhause geladenen Stromkosten haben, erklären wir in unserem Beitrag „Regeln für die Dienstwagen-Abrechnung “.
Das kann besonders bei Veränderungen im Fuhrpark von Vorteil sein. Verlässt ein Dienstwagenfahrender das Unternehmen, kann die zugeordnete Lizenz nach dem bestehenden Anwendungskonzept an einen anderen Mitarbeitenden weitergegeben werden. Auch einzelne Komponenten der eingesetzten Hardware können wiederverwendet werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Abrechnung ist weniger stark an ein bestimmtes Wallbox-Modell gekoppelt. Gleichzeitig können Mitarbeitende ihre heimische Ladeinfrastruktur stärker an ihren individuellen Anforderungen ausrichten. Erfahren Sie außerdem, wie sich private und geschäftliche Ladevorgänge an einer Wallbox trennen lassen.
Fazit: Den späteren Wechsel von Anfang an berücksichtigen
Beim Laden eines Dienstwagens zuhause geht es nicht nur darum, welche Wallbox installiert wird und wie die Stromkosten abgerechnet werden. Unternehmen sollten auch überlegen, was mit der Ladeinfrastruktur passiert, wenn sich die Situation des Mitarbeitenden verändert.
Vor allem Eigentum, Rückbau, Kostenübernahme und der Umgang mit der Wallbox bei Kündigung oder Umzug sollten schriftlich geregelt sein.
Mehr Flexibilität entsteht, wenn die private Ladeinfrastruktur nicht unnötig eng an einen Arbeitgeber oder ein bestimmtes Abrechnungssystem gebunden ist. Eine wallboxunabhängige Lösung wie der Charge Repay Service kann dabei helfen, die Abrechnung des Dienstwagenstroms von der eingesetzten Wallbox zu entkoppeln.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt von der jeweiligen Vertragsgestaltung und dem Einzelfall ab. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
