Mit der neuen Strompreisrichtlinie legen Unternehmen zentral fest, wie die Ladekosten ihrer E-Dienstwagen beim Heimladen erstattet werden. Drei Abrechnungsoptionen, nachvollziehbare Strompreisnachweise und optionale E-Mail-Benachrichtigungen erleichtern die Umsetzung der Dienstwagenrichtlinie im Charge Repay Service.
Das Laden von Elektro-Dienstwagen zu Hause gehört für viele Unternehmen längst zum Alltag. Doch spätestens seit den neuen steuerlichen Vorgaben für die Ladestromerstattung ab 2026 stellt sich für Fuhrparkmanagement und Personalabteilung eine wichtige Frage: Wie soll der Strompreis für die Erstattung festgelegt werden einheitlich für alle oder individuell für jeden Fahrer?
Mit einer neuen Funktion im Charge Repay Service können Fuhrparkmanager diese Entscheidung jetzt zentral treffen. Sie legen für das kommende Kalenderjahr fest, welche Strompreisrichtlinie für die Abrechnung gilt. Damit lassen sich unternehmensweite Vorgaben zur Stromkostenerstattung digital abbilden und transparent an die Fahrer kommunizieren.
Drei Optionen für die Strompreisrichtlinie
Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an ihre Dienstwagenpolicy. Während einige möglichst wenig Verwaltungsaufwand wünschen, möchten andere die tatsächlichen Stromkosten ihrer Mitarbeitenden möglichst genau berücksichtigen.
Der Charge Repay Service unterstützt deshalb drei Optionen für die Strompreisrichtlinie.
1. Strompreispauschale: Einheitlicher Strompreis für alle Fahrer
Unternehmen können eine einheitliche Strompreispauschale pro Kilowattstunde festlegen. Die Abrechnung erfolgt dann auf Basis des für das jeweilige Kalenderjahr maßgeblichen Pauschalwerts.
Der Vorteil: Die Fahrer müssen keinen individuellen Stromtarif hinterlegen. Das Fuhrparkmanagement reduziert den Aufwand für die Erfassung und Prüfung unterschiedlicher Strompreise.
Die Strompreispauschale orientiert sich an den vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Grundlagen und dem durchschnittlichen Haushaltsstrompreis für das erste Halbjahr des Vorjahres. (Statistik Code 61243-0001 des statistischen Bundesamtes )
Für Unternehmen, die eine einheitliche und einfach handhabbare Regelung in ihrer Dienstwagenrichtlinie bevorzugen, ist diese Option besonders interessant.
2. Individueller Strompreis: Tatsächliche Stromkosten berücksichtigen
Alternativ können Unternehmen die Erstattung auf Basis der individuellen Strompreise ihrer Fahrer durchführen.
In diesem Fall hinterlegt jeder Fahrer seinen persönlichen Strompreis in Cent pro Kilowattstunde im Charge Repay Service. Zusätzlich muss ein geeigneter Beleg hochgeladen werden, der den angegebenen Preis nachvollziehbar macht.
Als Nachweis kommen beispielsweise Stromrechnungen, Vertragsunterlagen oder andere geeignete Dokumente des Energieversorgers infrage.
Fuhrparmanager können die hinterlegten Nachweise jederzeit einsehen und bei Bedarf prüfen. So lässt sich nachvollziehen, auf welcher Grundlage die Erstattung erfolgt.
Diese Variante eignet sich insbesondere für Unternehmen, die individuelle Stromtarife berücksichtigen und die Erstattung möglichst nah an den tatsächlichen Stromkosten ausrichten möchten.
3. Selektive Auswahl: Fahrer entscheiden zwischen Pauschale und individuellem Strompreis
Nicht jedes Unternehmen möchte seine Fahrer auf eine einzige Abrechnungsmethode festlegen. Mit der selektiven Strompreisrichtlinie steht deshalb eine dritte Option zur Verfügung.
Administratoren aktivieren diese Möglichkeit in den Einstellungen des Charge Repay Service. Anschließend können die Fahrer selbst entscheiden, ob sie die Strompreispauschale nutzen oder ihren individuellen Strompreis inklusive Nachweis hinterlegen möchten.
Das schafft Flexibilität, ohne auf eine zentrale Vorgabe des Unternehmens zu verzichten.
Die drei Optionen im Überblick:
Strompreispauschale: Einheitlicher Strompreis ohne individuellen Strompreisnachweis.
Individueller Strompreis: Persönlicher Strompreis mit Beleg für jeden Fahrer.
Selektive Auswahl: Fahrer wählen zwischen Pauschale und individuellem Strompreis.
Strompreisrichtlinie für das gesamte Kalenderjahr
Eine wichtige Neuerung betrifft nicht nur die Auswahl der Abrechnungsmethode, sondern auch deren zeitliche Gültigkeit.
Die steuerlichen Vorgaben zur Stromkostenerstattung sehen eine einheitliche Wahl der Abrechnungsmethode für das jeweilige Kalenderjahr vor. Ein unterjähriger Wechsel zwischen der Strompreispauschale und der Erstattung auf Basis individueller Stromkosten ist nicht vorgesehen.
Der Charge Repay Service bildet diese Vorgabe durch eine jährliche Einstellung ab: Manager können die Strompreisrichtlinie für das kommende Kalenderjahr festlegen. Eine Änderung der laufenden Richtlinie durch einzelne Fahrer ist nicht möglich.
Damit wird sichergestellt, dass die gewählte Abrechnungsmethode innerhalb des Unternehmens konsistent angewendet wird.
Für das Fuhrparkmanagement bedeutet das mehr Planungssicherheit. Die Dienstwagenrichtlinie kann rechtzeitig vor Beginn des neuen Kalenderjahres festgelegt und im Service hinterlegt werden.
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Fahrer informieren und individuelle Strompreise rechtzeitig anfordern
Eine neue Richtlinie ist nur dann hilfreich, wenn auch die betroffenen Mitarbeitenden wissen, was von ihnen erwartet wird.
Deshalb bietet der Charge Repay Service eine zusätzliche Benachrichtigungsfunktion. Manager können beim Festlegen der Strompreisrichtlinie optional aktivieren, dass die Fahrer per E-Mail informiert werden.
Die Benachrichtigung unterstützt die Kommunikation der neuen Regelung. Sie kann beispielsweise darauf hinweisen, dass sich die Vorgaben für das kommende Kalenderjahr ändern oder dass die bestehende Regelung unverändert bleibt.
Besonders hilfreich ist die Funktion, wenn das Unternehmen künftig individuelle Strompreise berücksichtigen möchte. Die Fahrer können rechtzeitig dazu aufgefordert werden, ihren Strompreis in Cent pro Kilowattstunde anzugeben und den erforderlichen Beleg hochzuladen.
So bleibt ausreichend Zeit, fehlende Angaben zu ergänzen und die Voraussetzungen für eine reibungslose Abrechnung im neuen Kalenderjahr zu schaffen.
Mehr Transparenz für die Dienstwagenrichtlinie
Die neue Strompreisrichtlinie verbindet unternehmensweite Vorgaben mit den Anforderungen der täglichen Abrechnung.
Fuhrparkmanager und Administratoren profitieren von einer zentralen Einstellung für das kommende Kalenderjahr. Gleichzeitig werden individuelle Strompreise samt Nachweisen transparent dokumentiert und sind für berechtigte Manager einsehbar.
Die optionale E-Mail-Benachrichtigung unterstützt darüber hinaus die Kommunikation zwischen Unternehmen und Fahrern.
Der Charge Repay Service entwickelt sich damit konsequent weiter: weg von manuellen Abstimmungen und uneinheitlichen Vorgaben, hin zu einem nachvollziehbaren digitalen Prozess für die Ladestromerstattung.
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