Wenn Mitarbeitende ihren elektrischen Dienstwagen zuhause oder unterwegs laden, entstehen Kosten, die zunächst privat getragen werden. Unternehmen stehen dann vor der Frage: Wie lassen sich diese Ladevorgänge korrekt rückvergüten oder gutschreiben: steuerfrei, nachvollziehbar und ohne hohen administrativen Aufwand?
Warum ist die Rückvergütung von Ladevorgängen steuerfrei?
Die Rückvergütung gilt nicht als zusätzlicher Arbeitslohn, sondern als steuerfreier Auslagenersatz, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
der Ladevorgang betrifft einen dienstlich überlassenen E‑Dienstwagen
die tatsächlich geladene Strommenge ist nachvollziehbar erfasst
der erstattete Betrag entspricht den tatsächlich entstandenen Kosten
Damit wird lediglich ein Kostenersatz geleistet – kein geldwerter Vorteil.
Wichtig: Seit 01.01.2026 ist eine pauschale Rückvergütung ohne Messung nicht mehr zulässig. Hier erfahren Sie mehr dazu: Ab 2026 neue Regeln für die Dienstwagen-Abrechnung
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Welche rechtlichen Vorgaben gelten für die Rückvergütung ab 2026?
In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2025 wurden die Regeln klar definiert:
Wegfall der klassischen Pauschalen
Die bis 2025 geltenden monatlichen Ladepauschalen wurden zum Jahreswechsel abgeschafft. Eine Rückvergütung ist seit 2026 nur noch auf Basis gemessener Ladevorgänge möglich.
Pflicht zur Messung
Die geladene Strommenge muss:
kWh‑genau erfasst
eindeutig dem Fahrzeug zugeordnet
und revisionssicher dokumentiert werden
Zulässig sind:
stationäre oder mobile Stromzähler
fahrzeugintern erfasste Ladedaten (z. B. via Fahrzeug‑App)
Wichtig: Das deutsche Mess- und Eichrecht muss eingehalten werden! Mehr dazu lesen Sie hier: Eichrecht vs. neue BMF-Regeln
Preisermittlung
Unternehmen können wählen zwischen:
individuellem Haushaltsstromtarif (inkl. anteiligem Grundpreis)
oder einer amtlichen Strompreispauschale pro kWh
Die Wahl gilt jeweils einheitlich für ein Kalenderjahr.
Wie kann der Prozess der Rückvergütung gestaltet werden?
Für die Rückvergütung von Ladevorgängen haben sich in der Praxis drei Modelle etabliert. Sie unterscheiden sich vor allem im Automatisierungsgrad und im internen Aufwand.
Manuelle Rückvergütung
Bei der manuellen Rückvergütung melden Mitarbeitende ihre Ladevorgänge selbst, etwa über Ladeberichte, Zählerdaten oder Belege. Die Prüfung und Erstattung erfolgt anschließend durch HR oder das Fuhrparkmanagement.
Typische Merkmale:
manuelle Erfassung der Ladevorgänge
Prüfung und Auszahlung durch HR oder Buchhaltung
hoher Abstimmungsaufwand
Bewertung: Dieses Modell ist einfach umzusetzen, jedoch zeitintensiv, fehleranfällig und nur begrenzt skalierbar.
Teilautomatisierte Gutschrift
Bei einer teilautomatisierten Lösung wird zumindest die Messung der geladenen Strommenge technisch unterstützt. Die eigentliche Gutschrift oder Auszahlung erfolgt jedoch weiterhin manuell.
Typische Merkmale:
automatische Erfassung der kWh
manuelle Weiterverarbeitung in HR, Payroll oder Buchhaltung
geringerer Messaufwand, aber weiterhin viele Prozessschritte
Bewertung: Dieses Modell schafft mehr Transparenz, reduziert jedoch den administrativen Aufwand nur teilweise.
Vollautomatisierte Rückvergütung
Bei der vollautomatisierten Rückvergütung werden Ladevorgänge durchgängig digital verarbeitet. Erfassung, Berechnung und Auszahlung greifen automatisiert ineinander.
Typische Merkmale:
automatische Erfassung aller Ladevorgänge
regelkonforme Berechnung der Rückvergütung
Auszahlung oder Gutschrift ohne manuelle Eingriffe
digitale, revisionssichere Dokumentation
Organisatorischer und rechtlicher Rahmen:
Die Rückvergütung kann grundsätzlich direkt vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. Dritte dürfen die Auszahlung von Rückvergütungsbeträgen jedoch nur übernehmen, wenn sie als Zahlungsdienstleister mit entsprechender Bank- bzw. Payment-Lizenz zugelassen sind.
Dies ist insbesondere bei Konzernstrukturen relevant, in denen der Fuhrpark zentral organisiert ist, die Mitarbeitenden jedoch bei unterschiedlichen, rechtlich selbstständigen Gesellschaften angestellt sind. In solchen Fällen müssen Zahlungsflüsse klar geregelt und rechtssicher umgesetzt werden.
Bewertung: Diese Variante reduziert Fehlerquellen und administrativen Aufwand erheblich und eignet sich besonders für KMU mit wachsendem E‑Fuhrpark sowie für komplexere Organisationsstrukturen, in denen eine skalierbare und rechtssichere Lösung erforderlich ist.
MID-Zähler nachrüsten, eichrechtskonforme Wallbox oder Charge Repay Service?
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Rückvergütung von Ladevorgängen mit dem Charge Repay Service
Der Charge Repay Service wurde speziell dafür entwickelt, Rückvergütungen von Ladevorgängen vollständig zu automatisieren – unabhängig von der eingesetzten Wallbox.
So läuft der Prozess ab:
Erfassung der Ladevorgänge Die geladenen kWh werden sicher erfasst.
Automatische Berechnung der Rückvergütung Die Stromkosten werden gemäß Stromtarif berechnet.
Gutschrift über Zahlungsdienstleister Ein integrierter Zahlungsdienstleister übernimmt die Auszahlung an die Mitarbeitenden.
Digitale Abrechnung & Dokumentation Alle Rückvergütungen sind nachvollziehbar dokumentiert – geprüft und revisionssicher.
Ergebnis:
Kein Excel
Keine Belegsammlung
Kein manueller Abrechnungsaufwand
Fazit: Rückvergütung richtig umsetzen lohnt sich
Die Rückvergütung von Ladevorgängen ist kein „Nice‑to‑have“, sondern ab 2026 klar geregelt und zwingend korrekt umzusetzen. Unternehmen, die:
auf gemessene Ladevorgänge setzen
und den Prozess digitalisieren,
sparen Zeit, reduzieren Risiken und schaffen Akzeptanz bei ihren Dienstwagenfahrenden.
