Die Abrechnung von E-Dienstwagen stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Während herkömmliche Tankkarten eine einfache und einheitliche Abrechnung ermöglichen, bringt die Elektromobilität eine Vielzahl an manuellen Belegen mit sich. In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Integration der Abrechnung von E-Dienstwagen in bestehende Systeme wie SAP und andere ERP- oder HR-Tools effizient gestaltet werden kann.
Kostenfaktoren bei der manuellen Abrechnung von E-Dienstwagen
Die manuelle Abrechnung von Ladekosten für E-Dienstwagen kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Unternehmen sehen sich oft mit einer Vielzahl an Belegen konfrontiert, die von Zwischenzählern, Screenshots von Fahrzeug-Apps bis hin zu anderen kreativen Nachweisen reichen. Diese sollen vermeintlich rechtssicher nachweisen, dass dem Fahrer tatsächlich ein Aufwand für das Laden des E-Dienstwagens entstanden ist. Die manuelle Bearbeitung verursacht nicht nur hohe Verwaltungskosten, sondern birgt auch das Risiko von Abrechnungsfehlern. Besonders das Laden zuhause (charge@home ) bringt zusätzliche Herausforderungen mit sich, da hier oft keine einheitlichen Abrechnungsformate vorliegen. Eine rechtssichere Abrechnungslösung ist hier jedoch unausweichlich.
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Versteckte interne Kosten der manuellen Abrechnung: Ein Beispiel
Die Einführung eines automatisierten Abrechnungsprozesses stellt eine Investition dar, die sich durch ihre Effizienz und Wirtschaftlichkeit schnell bezahlt macht. Angenommen, der Stundensatz für Mitarbeitende liegt bei etwa 50 Euro. Berücksichtigt man den Aufwand, den Dienstwagenfahrende sowie HR- und Finanzmitarbeitende für die manuelle Abrechnung betreiben, entstehen schnell monatliche Personalkosten von 100 bis 150 Euro pro Abrechnung und Dienstwagenfahrenden.
Die Investitionskosten für die automatisierte Abrechnung amortisieren sich in der Regel bereits nach sechs Monaten, wenn man den manuellen Aufwand gegenrechnet. Ein automatisierter Abrechnungsservice kostet in der Regel nicht mehr als 15 bis 20 Euro pro Monat und Ladepunkt. Selbst bei einem kleinen Fuhrpark lohnt sich der Umstieg auf ein automatisiertes Abrechnungssystem.
Weitere Informationen zum Thema „Kosten und Einsparpotenziale für Firmenwagen “ finden Sie in unserem Blogbeitrag.
Von Tankkarten zu Ladekarten und Heimladen: Neue Herausforderungen
Bei einer herkömmlichen Tankkarte erhalten Unternehmen eine Gesamtrechnung in einem einheitlichen Format, oft mit technischen Integrationen in Buchhaltungssysteme. Dies minimiert den manuellen Aufwand. Mit der Verbreitung der Elektromobilität hat sich dies jedoch geändert. Eine Ladekarte für den öffentlichen Bereich funktioniert zwar ähnlich wie eine Tankkarte, aber die Vielzahl an manuellen Belegen für den privaten Bereich stellt eine Herausforderung dar. Fuhrparkverantwortliche sehen sich häufig mit einer bunten Vielfalt an Belegen konfrontiert, die regelmäßig bearbeitet werden müssen. Dies ist nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch ineffizient. Eine automatisierte und rechtssichere Abrechnungslösung ist daher, vor allem im Heimbereich, entscheidend, um den Fuhrpark effizient zu managen. Die direkte Integration in Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme ist dabei von großer Bedeutung.
Integration in SAP und andere ERP- oder HR-Tools
Eine automatisierte und rechtssichere Abrechnungslösung ist gerade für das Laden zuhause unerlässlich. Um bei der Übertragung der Daten zwischen dem Abrechnungssystem und der Buchhaltung keine Aufwände zu generieren, bittet sich eine automatische Integration an. Durch die Integration der Abrechnung in bestehende Systeme wie SAP und andere ERP- oder HR-Tools können Unternehmen den Prozess erheblich vereinfachen und standardisieren. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern sorgt vor allem für eine einheitliche und transparente Abrechnung.
Anwendung in der Praxis
- Finanzauszahlung: Fuhrparkverantwortliche müssen entscheiden, ob die Finanzauszahlung des Auslagenersatzes durch das Abrechnungssystem des Dienstleisters oder automatisiert durch die eigene Payroll erfolgt.
- Schnittstellen und Formate: Es ist wichtig, vor der Auswahl eines Abrechnungsanbieters zu klären, welche Schnittstellen und Formate verarbeitet werden können.
Charge Repay Service
Der Charge Repay Service von Phoenix Contact ermöglicht eine automatische und rechtssichere Erfassung der heimischen Ladevorgänge. Auf Kundenwunsch können die Auszahlungen direkt aus dem System erfolgen. Integrationen in andere Systeme sind ebenfalls möglich, entweder über eine REST API oder eine kundenspezifische CSV-Datei. Zu jedem Export wird eine signierte PDF-Abrechnung erstellt, die den GOBD-Anforderungen der Revisionssicherheit entspricht. Fahrer können mit zusätzlichen Identifizierungsmerkmalen angereichert werden, um die Integration in bestehende Systeme zu erleichtern.
Wie das technisch funktioniert können sie hier in unserem Blogbeitrag lesen.
Fazit
Die Integration der Abrechnung von E-Dienstwagen in bestehende Systeme ist ein wichtiger Schritt, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine rechtssichere Abrechnung zu gewährleisten. Mit automatisierten Lösungen wie dem Charge Repay Service können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und den Fuhrpark optimal verwalten. Die Einhaltung des Eichrechts und die Möglichkeit, das Laden zuhause (charge@home) automatisch abzurechnen, sind dabei entscheidende Faktoren.
