Wer den Dienstwagen zuhause lädt und die Kosten dafür vom Unternehmen steuerfrei erstattet bekommen möchte, muss den Stromverbrauch gegenüber dem Unternehmen korrekt abrechnen. Die gesetzlich erlaubte Pauschale deckt die tatsächlichen Kosten selten ab. Eine exakte Abrechnung erfordert technische Ausstattung und zuverlässige Dokumentation. Unternehmen und Mitarbeitende stehen vor der Entscheidung, welche Methode geeignet ist: pauschal, manuell oder automatisiert.
Die drei Abrechnungsmethoden im Überblick
Pauschale Abrechnung
Das Unternehmen zahlt einen festen monatlichen Betrag. Der tatsächliche Stromverbrauch spielt dabei keine Rolle. Die Höhe richtet sich nach Fahrzeugtyp und Ladeoption am Arbeitsplatz.
| Fahrzeugtyp | Lademöglichkeit am Arbeitsplatz | Monatliche Pauschale |
|---|---|---|
| Elektroauto | Nein | 70 € |
| Elektroauto | Ja | 30 € |
| Plug-in-Hybrid | Nein | 35 € |
| Plug-in-Hybrid | Ja | 15 € |
Vorteile
Steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG
Kein Messaufwand
Geringer Verwaltungsaufwand
Nachteile
Keine Transparenz
Tatsächliche Stromkosten oft höher
Keine Kontrolle über das Ladeverhalten
Manuelle Abrechnung nach Verbrauch
Der Stromverbrauch wird über einen separaten Zähler mit MID -Zertifizierung erfasst. Mitarbeitende lesen regelmäßig den Zählerstand ab und übermitteln die Daten zur Erstattung.
Voraussetzungen:
Zähler erfasst ausschließlich den Dienstwagen
Zählerstand ist jederzeit sichtbar und ablesbar
Keine weiteren Verbraucher am Zähler
Nachteile:
Fehleranfällig
Hoher Aufwand
Nicht rechtssicher bei gemeinschaftlicher Nutzung der Ladeeinrichtung
Automatisierte Abrechnung
Ladevorgänge werden digital erfasst und direkt an das Unternehmen übermittelt, zum Beispiel über den Charge Repay Service.
Vorteile:
Komfortabel und revisionssicher
Rechtssicher auch bei mehreren Nutzenden
Keine manuelle Dokumentation notwendig
Trennung von privaten und dienstlichen Ladevorgängen über eine Web-Anwendung
Technische Voraussetzungen für die exakte Abrechnung
Für eine rechtssichere Abrechnung müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllt sein. Eine eichrechtskonforme Ladeeinrichtung oder eine entsprechende Nachrüstung ist erforderlich.
Kryptografisch gesicherte Messdaten
Schnittstellen zu Abrechnungssystemen
Geeignet für die Abrechnung gegenüber Dritten
Alternativ: Der Charge Repay Service ermöglicht die Nachrüstung bestehender Ladeeinrichtungen. Die Lösung ist unabhängig vom Hersteller und Modell der Wallbox.
Entscheidungshilfe für Unternehmen
| Methode | Aufwand | Rechtssicherheit | Kosten | Empfehlung für |
|---|---|---|---|---|
| Pauschale Abrechnung | Gering | Mittel | Niedrig | Kleine Flotten, einfache Fälle |
| Manuelle Abrechnung | Hoch | Eingeschränkt | Niedrig | Einzelpersonen mit separatem Zähler |
| Automatisierte Abrechnung | Mittel | Hoch | Mittel | KMU, mehrere Nutzende, Nachhaltigkeit |
Fazit: Rechtssicher abrechnen mit geringem Aufwand
Die passende Abrechnungsmethode hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Größe des Fuhrparks, die technische Ausstattung, steuerliche Vorgaben und das Nutzungsverhalten. Wer Aufwand reduzieren und gleichzeitig rechtssicher abrechnen möchte, findet mit dem Charge Repay Service eine flexible Lösung. Die Nachrüstung ist auch bei bestehenden Ladeeinrichtungen möglich.
