Die Stromkostenabrechnung ist meistens das erste Thema, wenn Unternehmen das Laden von Dienstwagen zu Hause ermöglichen möchten. Das ist nachvollziehbar, denn dienstlich geladene Kilowattstunden müssen korrekt erfasst und erstattet werden.
Häufig wird dabei jedoch ein zweiter Punkt unterschätzt: die Verantwortung für die Wallbox selbst. Denn je nachdem, wie die Ladeinfrastruktur bereitgestellt wird, können unterschiedliche organisatorische und technische Pflichten entstehen. Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, Charge@Home nicht nur aus Sicht der Abrechnung Verantwortung zu übernehmen. Entscheidend ist auch, wer die Wallbox auswählt, beschafft, installiert und betreibt.
Wer ist Betreiber einer Wallbox?
Nach DIN VDE 0105-100 muss jede elektrische Anlage einem Betreiber zugeordnet werden. Betreiber ist die Person oder Organisation, die die Gesamtverantwortung für den sicheren Betrieb der Anlage trägt. Betreiber und Eigentümer sind nicht automatisch dieselbe Person. Genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick darauf, wie die Wallbox überhaupt zum Mitarbeitenden kommt.
Wenn das Unternehmen die Wallbox bereitstellt
Viele Unternehmen entscheiden sich zunächst für eine zentrale Beschaffung. Es wird ein Wallboxmodell ausgewählt, eingekauft und bei den Mitarbeitenden installiert. Der Vorteil liegt in der Standardisierung. Alle nutzen dieselbe Hardware, technische Anforderungen lassen sich leichter vereinheitlichen und die Ladeinfrastruktur kann zentral gesteuert werden.
Vorteile für das Unternehmen
Einheitliche Ladeinfrastruktur
Standardisierte Beschaffungs- und Installationsprozesse
Definierte technische Anforderungen
Einfachere Integration weiterer Systeme
Mit diesem Modell können jedoch zusätzliche organisatorische Aufgaben verbunden sein. Je nach Ausgestaltung kann die Frage entstehen, ob das Unternehmen auch Betreiberpflichten übernimmt. Dann spielen Themen wie Dokumentation, Prüfungen und Verantwortlichkeiten eine größere Rolle. Besonders relevant sind dabei die Vorgaben der DGUV Vorschrift 3. Elektrische Anlagen müssen regelmäßig geprüft werden. Mit wachsender Anzahl an Heimladepunkten steigt dadurch auch der organisatorische Aufwand und die Kosten zur Prüfung der teilweise bundesweit verteilten Installationen.
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WHITEPAPER ANFRAGEN
Mögliche Auswirkungen für das Unternehmen
Organisation von Prüfungen und Dokumentation
Verwaltung von Prüffristen und Nachweisen
Klärung von Zuständigkeiten im Schadensfall
Höherer Verwaltungsaufwand bei größeren Flotten
Mögliche Auswirkungen für Mitarbeitende
Auch für Mitarbeitende kann die Vorgabe einer bestimmten Wallbox Einschränkungen mit sich bringen. Viele Dienstwagenfahrende verfügen bereits über eine eigene Wallbox. Oft ist diese Teil eines größeren Energiesystems mit Photovoltaikanlage, Heimspeicher oder Energiemanagement. Ein Austausch gegen ein vom Arbeitgeber vorgegebenes System wäre in vielen Fällen weder wirtschaftlich noch sinnvoll.
Warum viele Unternehmen auf freie Wallboxwahl setzen
Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen bewusst dafür, die Wahl der Ladeinfrastruktur den Mitarbeitenden zu überlassen. Die Wallbox wird selbst ausgewählt, gekauft und betrieben. Bereits vorhandene Systeme können weiter genutzt werden und individuelle Anforderungen bleiben erhalten.
Vorteile für Mitarbeitende
Freie Wahl der passenden Wallbox
Vorhandene Ladeinfrastruktur kann weiter genutzt werden
Integration in bestehende PV-, Speicher- und Smart-Home-Systeme bleibt erhalten
Keine unnötigen Neuanschaffungen
Vorteile für Unternehmen
Auch Unternehmen profitieren häufig von diesem Ansatz.
Klare Eigentumsverhältnisse
Weniger Verwaltungsaufwand rund um die Ladeinfrastruktur
Keine Standardisierung auf einen einzelnen Hersteller notwendig
Einfachere Prozesse bei Ein- oder Austritt von Mitarbeitenden
Das eigentliche Problem ist nicht die Wallbox
Die freie Wahl der Ladeinfrastruktur löst allerdings noch nicht die Frage der Stromkostenabrechnung. Schließlich muss das Unternehmen weiterhin nachvollziehen können, wie viele Kilowattstunden für den Dienstwagen geladen wurden und welcher Betrag erstattet werden muss.
Genau hier beginnt für viele Unternehmen die eigentliche Herausforderung. Unterschiedliche Wallboxhersteller, unterschiedliche Installationen und unterschiedliche technische Voraussetzungen treffen auf den Wunsch nach einem einheitlichen Abrechnungsprozess.
Wie Phoenix Contact das Thema gelöst hat
Vor genau dieser Situation stand auch Phoenix Contact bei der Einführung eines Charge@Home-Konzepts für die eigene Dienstwagenflotte. Statt eine bestimmte Wallbox vorzuschreiben, sollten Mitarbeitende ihre vorhandene Ladeinfrastruktur weiter nutzen können. Gleichzeitig musste die Stromkostenabrechnung zuverlässig funktionieren.
Aus diesem Ansatz entstand der Charge Repay Service. Die Lösung ermöglicht die Erfassung und Abrechnung dienstlicher Heimladevorgänge unabhängig vom verwendeten Wallboxmodell. Bereits vorhandene Wallboxen können weiter genutzt werden. Nicht eichrechtskonforme Systeme lassen sich bei Bedarf über eine Nachrüstlösung integrieren. So können Unternehmen die Stromkostenabrechnung standardisieren, ohne in die freie Wahl der Ladeinfrastruktur eingreifen zu müssen.
Fazit
Die Frage der Betreiberverantwortung sollte bereits bei der Planung eines Konzepts berücksichtigt werden. Entscheidend ist dabei weniger die Wallbox selbst als das gewählte Organisationsmodell. Wer die Ladeinfrastruktur beschafft, installiert und betreibt, beeinflusst auch die späteren Verantwortlichkeiten. Viele Unternehmen setzen deshalb auf ein Modell, bei dem Mitarbeitende ihre Wallbox selbst wählen und betreiben. Dadurch bleiben bestehende Systeme erhalten und Verantwortlichkeiten lassen sich häufig klarer voneinander trennen. Für die Stromkostenabrechnung braucht es anschließend einen Prozess, der unabhängig vom eingesetzten Wallboxmodell funktioniert.
