Deutschland ist bekannt dafür, Prozesse zu regulieren und Gesetze zu erlassen, so auch im Bereich der Elektromobilität. Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Dienstwagen stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen bei der Abrechnung der Ladekosten. Neben der technischen Umsetzung müssen auch rechtliche und regulatorische Anforderungen erfüllt werden. In diesem Beitrag beleuchten wir die Rolle der BaFin und des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) bei der Abrechnung und vor allem der Rückerstattung von Heimladevorgängen von E-Dienstwagen und zeigen auf, was Unternehmen beachten müssen.
Auslagenersatz bei der heimischen Ladung
Wer seinen E-Dienstwagen zuhause lädt, nutzt den privaten Hausanschluss und geht somit für die Energiekosten in Vorleistung. Er tätigt damit eine Auslage für das Unternehmen. Da in den meisten Fällen durch die 0,5% Versteuerung alle Betriebsmittel (so auch der Strom) vom Unternehmen getragen werden, hat der Mitarbeitende einen Anspruch auf einen Ersatz seiner Auslage und das steuerfrei. Das Unternehmen muss also Prozesse etablieren, um den geladenen Strom, also die Höhe der Auslage, zu erfassen und diese anschließend an den Fahrenden zurückzuzahlen und das rechtssicher.
Rechtskonforme Erfassung der Ladedaten
Der erste Schritt für einen Charge@Home Service ist die rechtskonforme Erfassung der Ladedaten durch die Verbindung zur Wallbox. Diese Daten bilden die Grundlage für die Kostenerstattung an die Mitarbeitenden. Hier spielt das Eichrecht eine große Rolle, weitere Informationen zu dem Thema finden Sie in unserem Blogbeitrag: Eichrecht im Charge@Home Bereich .
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Möglichkeiten der Kostenerstattung
Es gibt verschiedene Wege, die entstandenen Kosten zu erstatten:
- Interne Prozesse: Einige Unternehmen nutzen interne Systeme wie die Reisekostenabrechnung oder die Lohnabrechnung. Dabei erstellt der Fahrende einen Eigenbeleg meistens auf einer nicht geeichten Messung vom Fahrzeug. Die Ausgaben werden dann steuerfrei erstattet. Alles zum Thema Steuern, finden Sie in diesem Blogbeitrag: Steuerliche Vorteile von Elektro-Dienstwagen .
- Dienstleistende: Unternehmen können externe Dienstleistende beauftragen, um die relevanten Ladedaten der E-Dienstwagen zu erfassen und bereitzustellen. Diese spezialisierten Fachkräfte stellen Systeme und Technologien zur Verfügung, um die Ladedaten von Wallboxen zu erfassen, zu verarbeiten und an das Unternehmen weiterzuleiten. Die Auszahlung erfolgt dann meist als Lohnart über die HR-Payroll.
Automatisierte Auszahlungssysteme
Automatisierte Systeme zur Erfassung der Ladedaten und Rückerstattung bieten eine effiziente Lösung für die Abwicklung der Auszahlung. Sie reduzieren den Aufwand für HR-Mitarbeitende und die Finanzbuchhaltung erheblich. Wenn die Auszahlung automatisiert über einen externen Dienstleistenden erfolgt, müssen die BaFin-Regularien und das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) beachtet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass immer dann, wenn Gelder das Unternehmen verlassen, um eine Auszahlung vorzunehmen, dies rechtlich abgesichert sein muss. Erfolgt die Kostenerstattung des geladenen Stroms der E-Dienstwagen hingegen direkt durch das Unternehmen, sind die BaFin und das ZAG nicht relevant.
BaFin-Regularien und Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)
Um die Auszahlung im Auftrag der Unternehmen vorzunehmen, ist eine BaFin -Lizenz für den externen Dienstleistenden erforderlich. Die Einhaltung der Regularien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) durch den Dienstleistenden ist unerlässlich, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
BaFin-Regularien
Die BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) ist die zentrale Aufsichtsbehörde für den Finanzmarkt in Deutschland. Sie überwacht Banken, Versicherungen und den Wertpapierhandel, um die Stabilität und Integrität des Finanzsystems zu gewährleisten.
Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)
Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) ist ein deutsches Gesetz, das die Aufsicht über Zahlungsdienste und E-Geld-Geschäfte regelt. Es legt die rechtlichen Rahmenbedingungen fest, unter denen Zahlungsdienstleistende und E-Geld-Institute in Deutschland operieren dürfen.
Hauptpunkte des ZAG
- Erlaubnispflicht: Dienstleistende, die Zahlungsdienste anbieten oder E-Geld ausgeben möchten, benötigen eine Erlaubnis der BaFin. Diese Erlaubnis stellt sicher, dass die Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und unter der Aufsicht der BaFin stehen.
- Sicherungsanforderungen: Das Gesetz legt fest, wie die Gelder der Kundschaft zu sichern sind, um deren Verluste im Falle einer Insolvenz des Zahlungsdienstleistenden zu verhindern.
- Datenschutz: Es gibt spezifische Anforderungen an den Datenschutz, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten der Kunden geschützt werden.
- Transparenz und Informationspflichten: Zahlungsdienstleistende müssen ihre Kundschaft umfassend über die angebotenen Dienstleistungen, Gebühren und die Rechte informieren.
BaFin und ZAG im Bezug auf den Charge Repay Service
Der Charge Repay Service ermöglicht das Laden des Dienstwagens an der heimischen Wallbox. Jede heimische Wallbox kann durch den Service zur eichrechtskonformen Abrechnung befähigt werden.
Mit dem Charge Repay Service ist es jedoch nicht nur möglich, die Ladung rechtskonform zu erfassen, sondern auch eine rechtskonforme Auszahlung durchzuführen. In Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen wird die rechtskonforme Erfassung, Abrechnung und Auszahlung gewährleistet, selbstverständlich BaFin und Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) konform.
Fazit
Die Einhaltung der BaFin-Regularien und des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) ist entscheidend für eine automatisierte, rechtssichere Abwicklung der Ladekostenrückerstattung bei E-Dienstwagen. Externe Zahlungsdienstleistende müssen sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, um als Zahlungsdienstleistende tätig sein zu dürfen. Automatisierte Systeme bieten eine effiziente Lösung, um den Prozess für Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben zu beachten.
